公司设立与治理实务案例中，需要准备的核心证据包括：出资凭证、公司章程与协议、股东会/董事会会议记录及决议、股权转让/代持协议、财务账簿与审计报告、股东名册及工商登记资料、董事监事高管任职及履职文件等。证据清单应围绕“设立行为是否合法、股东出资是否到位、决议程序是否合规、治理权力是否越界”四大争议主线构建。
一、公司设立阶段的证据清单
公司设立纠纷常见于发起人之间、发起人与债权人之间，包括出资违约、出资不实、设立中债务承担等。此类案件证据准备是否充分，往往直接决定事实认定结果。
需要准备的核心证据如下：
- 发起人协议或出资协议：用以证明各方的合作意愿、出资比例、出资方式、歧义约定及违约责任。
- 公司章程及设立登记文件：工商登记档案中的章程、股东会决议、名称预先核准通知书等，具有对外公示效力。
- 出资付款凭证：银行转账回单、进账单、验资报告；若以实物、知识产权、土地等非货币出资，还需资产评估报告、财产权属变更证明。
- 催缴出资通知：若发起人未按期缴纳出资，应有书面催缴函、快递面单或邮件记录，以便主张违约或解除权。
法定依据方面，《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定（三）》第1条明确，发起人为设立公司以自己名义对外签订合同，合同相对人请求该发起人承担合同责任的，人民法院应予支持；第13条规定了股东未履行出资义务时的补充赔偿责任。普通当事人容易忽略“备注栏”等细节，事实上司法实践中，法院会结合转账附言、资金用途说明来判断款项性质。建议每一笔出资均通过公司专门账户，在银行单据中明确注明“投资款”或“出资款”，并保留完整的验资报告。
实务场景：A公司以设备、B公司以货币共同设立C公司，约定B公司于某日前缴纳出资500万元。B逾期后，C公司提起诉讼。法院首先审查出资协议与章程，再核查B公司银行流水及C公司账目。若C公司未能提供出资协议或催缴证据，B很可能以“借款”或“往来款”抗辩，导致败诉风险。因此，书面协议和指定账户流水是设立纠纷的第一组关键证据。
二、公司治理结构争议的证据清单
公司治理纠纷多涉及股东会、董事会决议效力，以及股东知情权和盈余分配权。实务中，法院审查核心是“程序是否合法、内容是否合规、是否存在隐瞒或欺诈”。
建议按以下清单固定证据：
- 会议召集程序证据：会议通知、短信/即时通讯工具通知记录、签收单、公告，用以证明是否提前依法通知全体股东或董事。
- 会议召开与表决证据：参会人员签到表、授权委托书、表决票、计票表、会议记录、现场录音录像。
- 决议书面文件：经签署的股东会决议、董事会决议及修改后的公司章程。
- 公司财务资料：会计账簿、财务报表、审计报告，用于支持股东知情权或利润分配请求。
《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国公司法〉若干问题的规定（四）》第5条规定，公司未召开会议、未对决议事项进行表决或出席会议人数/表决权未达法定限额的，可认定决议不成立。实践中，很多小公司从未真正召开会议，仅由大股东签署“决议”，一旦发生争议，该决议极易被认定不成立。
场景举例：某公司一名股东起诉，主张董事会决议未提前通知、剥夺其表决权。公司方仅出示决议文本，却无法提供通知记录、签到表。法院认为公司未能证明会议实际召开，最终未支持该决议的效力。可见，程序性证据与实质性证据同样重要。
操作建议：公司应设专人保管每次会议的完整包，包括通知邮件、视频会议截图、录音等电子数据。每份决议形成后，最好由参会人员在骑缝处签字，并编制决议编号归档，避免后续举证困难。
三、股东资格确认与股权代持纠纷的证据清单
股东资格纠纷常见于隐名股东请求显名、名义股东擅自处分股权、股权转让后未办理工商变更登记等。此类案件围绕两个层面：一是内部关系中的真实出资人；二是外部关系中登记公示的公信力。
证据清单包括：
- 出资来源证据：银行转账记录、出资证明书、验资报告，是判断实际出资人的最直接材料。
- 代持协议：书面代持协议、股权信托合同，或存在资金往来与分红记录等能够证明代持合意的证据。
- 股东名册与工商登记：公司内部股东名册、公司登记机关的登记档案，均是股东资格的法定证明文件。
- 实际行使股东权利的证据：分红支付记录、参加股东会签字记录、参与经营决策的邮件等。
《最高人民法院
法律依据方面，可参考《公司法》第1条（为了规范公司的组织和行为，保护公司、股东、职工和债权人的合法权益，完善中国特色现代企业制度，弘扬企业家精神，维护社会经济秩序，促进社会主义市场经济的发展，制定本法。…）具体适用以现行有效文本及个案事实为准。